Alta Produtividade no Ms-Office/Access Para Quem Quer Lucro e Bons Resultados

Dog
Photo by Dominic - Austria

Alta Produtividade no Ms-Office/Access Para Quem Quer Lucro e Bons Resultados!


Faz tempo, o Ery Jardim escreveu uma matéria no Baguete sobre ser produtivo no pacote Ms-Office, treinamento, etc. Infelizmente vejo que mais uma vez o link não existe mais no site.



Minha opinião:

Começando pelos tostões, para quem só pensa em migalhas. Desculpem, mas é o que parece tantas vezes.

É muito comum ver alguns questionando a Microsoft, aliás qualquer uma que cobre pelo seus sistemas, começando geralmente pelo famoso argumento sobre não ser "de grátis", ou que isto e aquilo. E pior ainda, que o Bill Gates ficou milionário. Claro que ficou! Mas gerou centenas de milhares de empregos e toda uma indústria que envolve milhões de pessoas no mundo todo. E você? A sua empresa quer criar algo verdadeiro, que tenha mérito e fazer dinheiro também? Então não critique o sucesso dos outros. Pode ter tantos outros argumentos, mas simplesmente porque não "é de grátis" não é nem um pouco razoável. A menos que você seja estelionatário ou seja sustentado pela família e não precise trabalhar ou, acha que dinheiro e sexo são pecados e não tem motivo algum para precisar trabalhar ou ter sexo na sua vida, apesar de ter nascido como fruto disto. Então faça um favor ao universo, vá viver da sua herança e pare agora mesmo de ler este artigo que é escrito para quem precisa e vive do seu trabalho. E não encha meu saco com comentários idiotas a respeito.

Muito raramente vejo algum outro argumento quanto aos recursos, a funcionalidade, a facilidade de uso, os inúmeros recursos muito avançados, o quão simples é manter uma instalação destas. E menos ainda eu vejo eles comentarem sobre quem é que pagou pela criação do software e máquinas que estão usando.
Pior ainda, quantas vezes já vi empresas que usam "software livre", um conceito muito bom e cujos resultados são feitos por toda comunidade de forma colaborativa, mas fazendo o oposto, obrigando seus funcionários a assinarem um termo impedindo os mesmos de compartilharem o que fizerem na plataforma de software live! Sim, não estou falando de algo relacionado ao negócio da empresa, mas das ferramentas que usam e supostamente teriam concordado com os termos da licença de uso. Por exemplo, se eu fizer uma melhoria para um dos editores texto do Linux, que seria algo que retribuiria parte do que estamos recebendo, por que eu não posso passar isto de volta? Isto foi um caso real meu.
Software livre para quem? Os espertalhões? Lamento, software livre é uma idéia colaborativa e se a sua empresa é daquelas que só sugam e nada devolvem, lamento, sabemos aonde vocês vão parar logo adiante: nas mãos de quem tem uma visão maior que a sua... o mercado dos que trabalham melhor do que vocês, seus concorrentes. Casos assim não faltam.

Eu pergunto qual a diferença entre usar um software qualquer para fazer apenas o básico do básico OU usar algo que tenha recursos decentes, para pelo menos trocar alguns documentos de forma decente com o mundo que está lá fora? Se você está satisfeito no fundo do quintal tudo que você precisa é alguma coisa para fazer uns papéis e colar na porta da geladeira na sua casa, tudo bem. Mas se pretende ser uma empresa de verdade, vai precisar trocar dados com o mundo, é necessário pensar melhor. Você pode usar software livre e paga profissionais altamente gabaritados e muito competentes para fazer tudo funcionar, ou você usa uma plataforma de software que também precisa de profissionais competentes, mas que estarão mais dedicados ao seu negócio.

Este não é mais um texto copiado da Microsoft. É minha vivência de software e de empresas, resultado de décadas, portanto, minha opinião pessoal.

The Peaceful Tree
Foto: Ronaldo F Cabuhat

Sou desenvolvedor sênior, e nestas décadas de atividades, uma das minhas ferramentas preferidas é o Ms-Access e a programação avançada com VBA (Visual Basic for Applications), que posso usar em todos módulos do MS-Office e aí sim ter acesso ao poderio de agilização que a suíte toda oferece.

Falo como usuário e como profissional. Preciso de recursos práticos, efetivos e eficazes, para desenvolver ferramentas de alta produtividade e com detalhamento muito grande de funções, incluindo mecanismos de inteligencia artificial, volume de dados, apresentação profissional, adaptação do processamento e suas interfaces com o usuário em tempo real, previsão de continuidade e de compatibilidade futuras. Fiz muitas coisas simples e também muito programas extremamente complexos, realmente muito "cabeludos", daqueles que muitos só ouvem falar a respeito e preferem evitar.

Que tal ter uma ferramenta para desenvolver um software de alta complexidade, focado para poucos usuários, com possibilidade de utilizar os mais rebuscados recursos computacionais, sem perder tempo em coisas básicas?

Pense um pouco nas diferenças de mercado e de nível dos usuários. Agora me responda por que o Ms-Access, o Ms-Excel e Ms-Word possuem funções de cálculo, obtenção de dados e formatação profissional altamente complexas além de ser possível acessar os mais rebuscados limites do sistema operacional? Só para bonito? Lamento, isso não é mercado para os palpiteiros peritos em games que gostam de pegar tudo pronto, de preferência uma cópia pirata baratinha. Lamento mesmo pela falta de conhecimento técnico e falta de profisionalismo.

Por exemplo, "Regressão Linear". Seu profissional de marketing sabe te falar sobre as vantagens disto sem ter que procurar no Google? Como é que ele calcula e te dá retorno das campanhas realizadas? Uhm? Isto é apenas uma de tantas funções do Ms-Excel.
Amplie um pouco e vamos para desenvolver Engenharia Operacional como PCP de produção de fábrica. Aí entra necessidades reais de programação e é preciso uma ferramenta sólida para isto. Ou para fazer algoritmos de inteligencia artificial para gerar modelagens de vestuário ou analisar Legislação Tributária. São exemplos pessoais em que usei todos estes recursos para empresas que sabiam o que precisavam.

Serviço profissional é feito por profissionais. Ponto. Tem seu preço mas também seu resultado. E verdadeiros gestores de empresa deveriam observar isto. É aí que vocês colocam a responsabilidade do capital da empresa? Falam mal do governo mas publicam todos dias anúncios de recrutamento que são a piada do século pelos mais absurdos ridículos? Tipo, pedem qualificação de décadas, incluindo até sistemas que só a NASA usa e experiência de 2-3 anos? É piada ou tem vergonha de dizer que sua empresa estará logo mais a venda para os asiáticos por tostões?
A culpa é sua caro gestor. Se você não sabe, busque ajuda de quem sabe. Se você ou alguém da sua família precisar num caso realmente sério, quem você escolhe, a vizinha fofoqueira, o balconista da farmácia, o estagiário de medicina ou um médico experiente? Lembre disto se algum familiar seu sofrer de uma doença grave. Tenho interesse pessoal, estudo e conheço outras áreas e posso dizer: um shamã pode fazer maravilhas por você, mas mas não vai reimplantar um braço arrancado num acidente. Cada área tem seus profissionais. Então por favor, menos conversa de bar e um pouco mais de raciocínio.

Nos Estados Unidos e Europa temos os maiores foruns com milhares profissionais de alto nível fazendo as coisas mais complexas nestas ferramentas. Muitos não são programadores. São usuários finais de nível avançado. O seu contabilista realmente sabe programar em Ms-Excel ou fica só nas formulas básicas, quanto muito se souber formatar a tela para uma apresentação melhor? Já pensou que treinamento é responsabilidade da empresa? Uhm? Pense nisto, pois vai receber muito mais do que isso possa custar.

Nosso ensino é claro precisa melhorar. E é o que move a máquina das nações. Mas sempre existirão os visionários, os empreendedores! Na virada dos anos 90-2000, quando começaram os chats, conheci uma americana que estudava linguagem C desde os 13 anos na escola, como parte do curso normal. Ela estava se preparando para ser veterinária e sabia mais sobre programação em C do que muitos programadores que conheci e do que é apresentado em nossas universidades ainda hoje.

É com este mercado que você quer competir?

Vemos debates do mais alto nível nestes forums internacionais sobre programação VBA usando estas ferramentas, acessando recursos que muitos pensam só existir em filmes de ficção pela nossa realidade comum. Boa parte deles não são profissionais de TI, mas contabilistas, engenheiros, médicos, etc.

Por exemplo, os modernos PCs possuem CPUs com multiplos processadores. Que tal planilhas em Excel que processam tantos dados, que são feitas para funcionar em modo multi-tarefa, isso mesmo.  Um exemplo que olhei, fazia o controle de uso do processador e abria tantas planilhas quanto possível limitadas pela capacidade da máquina e da conexão de internet para buscar os dados em outros lugares! Num teste a planilha abriu quase duzentas execuções em paralelo, usando ao máximo os recursos disponíveis.
Uhm? Sua empresa precisa de algo tipo big-data? Como é que vai fazer isso? Usar uma ferramenta monstruosa que precisa uma grande equipe para atender milhares de usuários ou desenvolver objetivamente com inteligência só para os que realmente precisam?

As áreas mais altas de gestão não precisam das mesmas estruturas que são mais adequadas a sistemas que terão milhares de usuários.

Ms-Access e VBA é a ferramenta para fazer comparativamente, tanto um automóvel popular quanto um esportivo do mais alto nível, sob encomenda. Ou um avião simples até um jato executivo. Se você precisa de uns poucos automóveis não precisa montar toda uma indústria automobilística. Nem precisa montar uma companhia aérea se precisa apenas de um jato de caça.



Use bem seus recursos, é isto que estou falando.


As áreas mais altas e especializadas funções precisam de sistemas que sejam detalhados, específicos.


Porque eu vou perder o meu e o seu tempo quando o que eu preciso é fazer uma solução que será usada por um diretor de empresa, um especialista nalguma área? Entende isto?

Digo, até mesmo algo realmente muito sofisticado e complexo.


Existem milhares de empresas que sabem disto.


Muitas usam para terem soluções e atender milhares de usuários, mas cada um usando apenas o que precisa. Entende isso? Pelo tempo que seria necessário para fazer um único aplicativo em Java por exemplo, muitos seriam feitos em Ms-Access e VBA.

Veja, não estou falando de aplicativos gigantes. Estou falando de uma ferramenta que permite soluções individualizadas por um custo muito menor e uma possibilidade técnica muito grande.


Eu posso fazer as coisas de várias formas:
- Mais fácil;
- Mais rápido;
- Mais detalhado;
- Mais automatizado;
- Mais recursos;
- Mais possibilidades de programação, da mais básica até o uso de recursos avançados próprios das melhores linguagens;
- Mais flexível, juntando tudo isto acima com a possibilidade de integração com outras suítes e mecanismos de bancos de dados, seja SQL Server, Sybase, Oracle, etc.
- Mais produtivo utilizando recursos de automação de desenvolvimento que atendem desde os requisitos de usuários novatos, até funcionalidades necessárias para programação avançada. Para o novato ou com pouco conhecimento, é uma suíte muito amigável. E para o profissional que precisa de recursos avançados e até acesso direto aos recursos internos do sistema operacional também é uma ferramenta que atende muito bem.



Cortar custos simplesmente é bobagem, desculpem a sinceridade. É preciso usar bem os recursos, aumentar a rentabilidade e o faturamento, lucrar mais e melhor.

O preço da licença e todos recursos e facilidades de uso custam muito menos no que o tempo e salários gastos para se tentar fazer o mesmo de outras maneiras. Na maior parte das vezes, a relação custo X benefício é absurdamente melhor. A menos que você só olhe quanto gasta por dia e não olhe o que vai economizar em pouco tempo mais. Casos não faltam.

Eu costumo repetir que as empresas que pensam apenas em cortar custos, estão fadadas ao fracasso cedo ou tarde. Claro que sempre é necessário usar bem recursos, veja a diferença. E é mais necessário ser criativo, produtivo, ter qualidade e produtividade. E isto não é possível quando se joga no lixo as suas melhores cabeças pensantes porque custam mais caro que um novato que não vai fazer sequer uma fração do serviço.
A menos é claro, que você queira ter uma daquelas muitas empresas com produto ruim, feito de qualquer jeito e azar dos clientes.

Lembram daquela marca líder no mercado, que por um tempo virou até sinônimo de qualidade? Cortaram custos, incluindo o custo de respeitar o cliente. Jogaram no lixo o que tinham e agora são o mesmo que qualquer outra lavadora, geladeira, etc.  Posso falar como cliente muito insatisfeito e conhecendo muitos outros.

Comparando com serviço de táxi, você pode comprar um carro sem bancos e colocar caixotes para economizar, e quando entrarem os passageiros, dar para eles uma lista de comandos dizendo como fazer para se segurarem e utilizarem os pedaços de corda que estão ali, para servir de cinto de segurança. Economia que vai favorecer só os concorrentes.
Este texto foi editado, então veja o caso do Uber. Carros novos, limpos e o aplicativo não dá margens a ser roubado pelo motorista que inventa voltas por ruas que tu não conhece. Quem realmente usa táxi em muitas grandes cidades e nunca foi roubado por um taxista atire a primeira pedra na própria mãe, seu filho ingrato e mentiroso! Respeite sua mãe pô! (risos)....

Claro que tem casos que vale a pena desenvolver em plataformas mais detalhadas, .Net, Java, Python, Ruby, ASP, PHP, etc,  o que for adequado. Com toda certeza é diferente desenvolver um sistema desktop dedicado para uns poucos usuários em relação a um outro que vai ter 10.000 usuários. Mas porque vou perder um mês inteiro fazendo, por exemplo, uma única tela baseada em Java e toda parte Web, se é possível fazer o mesmo numa fração do tempo em Ms-Access e, utilizar o resto do tempo para agregar recursos que vão trazer maior funcionalidade, detalhamento, qualidade e integridade para o usuário?

E também, lembre sempre que não existe uma ferramenta que sirva para tudo.

Como trabalho também com Linux, já utilizei Br-Office, OpenOffice e outros, é claro que nem tudo é portável, especialmente se na minha experiência, várias vezes vi duas instalações da mesma versão de uma destas ferramentas, apresentarem funcionamento diferente, especialmente quando preciso que acessem arquivos padrão do Ms-Word ou Ms-Excel. Qualquer um que tente enviar material formatado de um sistema para outro sabe muito bem que a coisa não funciona muito bem, e muitas vezes até nos mais simples detalhes, como os tipos de "Fontes" de caracteres. Melhor opção? Mande em PDF ou então reze muito para ninguém precisar editar o texto lá do outro lado.


Claro que são boas ferramentas, mas não são a mesma ferramenta. Já perdi a conta de quantas vezes tive que explicar para algum neófito muito entusiasmado que programação de uma ferramenta não é igual a outra e que não, não e não, banco de dados não é só fichário de video locadora que fazem na escola. Não dá para migrar direto um sistema Ms-Access com programação própria diretamente para estes pacotes, tem que fazer tudo de novo! Não existe milagre, exceto aquela da lábia de certos vendedores.

Sobre o comentário do colega, olha, faz muito tempo  que não vejo tela azul com problema que seja do Windows. Nestes últimos anos, eu vi mais travamentos (e certas "doideiras") e necessidade de reboot justamente nas máquinas Linux, geralmente por conta de mais um daqueles tantos parâmetros que o coitado do usuário tem que resolver de n-ésimas maneiras diferentes com linhas de comando. É só procurar "como se faz isto ou aquilo" nos muitos foruns e a quantidade de respostas diferentes totalmente sem sentido é de apavorar. Começa em "qual" das muitas versões de Linux indo diretamente a sugestões tão estrambólicas quanto possíveis na metodologia de "tentativa e chute".

Eu ainda tenho em 2016 um Pentium III, funcionando e que rodou Windows 98 e depois XP direto. Tela azul? Vou responder sobre o outro laptop mais moderno que "torrou" a placa mãe e o meu atual Intel I5. Já tive tela azul neles, sempre por problemas de hardware e também por causa do aplicativo bancário que dá problema adoidado, todo mundo reclama e sempre dá um jeito de bagunçar com o sistema. E sim, tenho ferramentas de diagnóstico profissional, mexo nisto desde 1976 então posso apontar o dedo. Pau do Windows pode até acontecer, mas geralmente é hardware ou software de terceiros. E claro, os piratinhas e seus games pirateados que vão dar pau em tudo. Leiam as mensagens nos foruns que vocês vão averiguar isto por vocês mesmos.
Claro que pode realmente acontecer um problema genuíno do Windows, e isto, muito raramente vi nestes anos todos. Não, por favor, não me beije Bill Gates. Gosto de você, mas um emprego honesto e muito bem pago podendo levar meus cachorros juntos já está bom. Sim, vocês pagam a mudança é claro. (risos).   

NOTA OFF-TOPIC: Adote um cachorro. Sempre que possível adote, não compre. É uma vida. Tenho quatro, de várias idades, todos resgatados por mim direto da rua. Se ele gostar de você, pode até dar um pouco de trabalho nos primeiros dias pois estão assustados com tudo que sofreram na rua e precisam de atenção e carinho até sentirem-se seguros e se adaptarem ao novo lar. Mas vale a pena! São como crianças. Ou vá até o canil da sua cidade ou algum abrigo de voluntários. Isso não tem preço. Serão seus melhores amigos. Uma dica que poucos lembram: muitas pessoas pensam em pegar filhotes de raças pequenas pensando em não ter "traumas anteriores". Uhm, estude sobre a raça antes disto! Geralmente vira-latas são mais dóceis do que tantas raças "bonitinhas". E também, com filhote você vai ter uns dois anos de muita energia ativa (e comendo tudo que enxergar na frente). E alguns são muito ativos! Hahahahahah. Então, pense um pouco, os velhinhos abandonados, só querem carinho, e vão gostar de estarem tranquilos apenas perto de você.

Vamos em frente.

Em termos de custos, manter uma instalação profissional Linux custa pelo menos, tanto quanto Windows, vai precisar de gente capacitada e, de uma documentação muito boa senão a herança certa vai ser a reinstalação quase geral só para que os herdeiros consigam se achar e saber como funciona a bagaça toda.
Em pequenas empresas, umas poucas dúzias de máquinas, isto vai custar caro.
Mas com certeza uma instalação destas com milhares de máquinas até pode valer a pena, assim você vai ter apenas uma dúzia de profissionais de suporte de alto nível e muito bem pagos senão o concorrente que paga melhor vai levar eles facilmente. Pelo menos no aspecto simples de ter sua rede funcionando, nada a ver com as soluções de software.

Portanto, faça as medidas. Instalar a rede e manter funcionando é uma coisa. Mas o software aplicativo necessário para sua empresa funcionar é outra coisa totalmente diferente.

Sr. Empresário entenda isto por favor: Linux e Windows são o sistema de base sobre o qual os aplicativos, os sistemas, o software que fazem sua empresa andar serão instalados e cada um tem diferentes formas de serem construídos. Alguns programas (vamos simplificar assim) serão os mesmos para milhares de pessoas usarem. Outros serão específicos para algumas áreas apenas. E ainda assim, alguns deverão ter relação com uma quantidade imensa de outros sistemas na sua empresa ou de seus clientes e fornecedores.

Então pense, que tal adotar uma solução barata, mas que seus clientes e fornecedores imediatamente terão problemas para usar porque todos eles usam uma plataforma diferente?
Ou que tal ver seu departamento de logistica prejudicado porque precisa de algo específico mas tem que lutar diariamente com alguma coisa que atende todo mundo, menos o que eles precisam?

Se eu usar a palavra prejuízo ajuda a entender? Ou tem que desenhar?

(Entra música suave de fundo).

Trabalhei com mainframes IBM, depois com Unix, gosto muito do Linux (quando tem uma equipe de suporte adequada). Mas enquanto o funcionamento pré-histórico para instalar a coisa mais básica do mundo for movida a muitas linhas de comando, sem ter um instalador no  mínimo decente, que já existe no Windows faz mais de vinte anos, eu vou manter minha preferência de usar melhor meu tempo, não desperdiçar trabalho com repetição injustificada de comandos quando o desenvolvedor do software, deveria ter sido um pouquinho só mais caprichoso e criado um arquivo chamado "Instalar".

E aquele editor VI do Unix/Linux? Usei muito. Assim como usei intensivamente o XEdit do ambiente VM/CMS nos mainframes IBM na década de 80. É um editor de texto mais do que pré-histórico e tem quem defenda isso. Até um amigo de quem gosto muito. Mas é como gostar de dirigir automóveis nos 50. Eu diria um hobby, Ok. Eu também gosto de órgãos Hammond, verdadeiros clássicos. Mas usar editor de linha para para trabalho profissional? Olha, eu sou um dinossauro da computação, mas não tenho saudade nenhuma de cartão perfurado! Quem é o dinossauro? Desde sempre desejei recursos melhores. Eu quero e faço questão de uar editores com recursos gráficos e versáteis. Cadê a produtividade em usar quinquilharia? Para mim, só curiosidade histórica ou hobby. Cada época teve sua tecnologia e editor de linha é coisa de antes dos anos 80, com os primeiros terminais de vídeo! Prove que sua mãe é virgem (respeitosamente num sentido figurado é claro) e eu mudo de opinião e até abro uma religião a respeito. Desculpa, mas sempre pensei em computação como sendo algo para ajudar a nossa evolução.

Voltando ao Office, recurso tem até demais. Aliás, como toda suíte Ms-Office, a maior parte não é sequer conhecida por aqui. Acho muito importante aprender e explorar suas potencialidades que certamente trarão muitos benefícios, mais produtividade e qualidade. Ou seja: lucro para sua empresa!
A Microsoft com muita frequência oferece palestras e cursos que mostram tudo isto. E os fóruns internacionais, onde são os  usuários que debatem, aprende-se muito.

Repito, melhor do que simplesmente cortar custos, é aumentar seu faturamento e rentabilidade utilizando bem os recursos.

Texto original em 27/01/2010. Editado em 03/06/2016.

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Link para a matéria do Ery Jardim: Você é produtivo no pacote Office?

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