Como regrar o acesso dos usuários à Internet na Empresa

The Future is Bright - Imagem: Erica Cinnis

Bem, como prometi, vou passar algum material sobre uso de internet na empresa.

Achei um artigo bem simples e prático, e acrescentei alguns comentários.

Basicamente fala de algo que é muito esquecido nas corporações: “negocie com seus funcionários”.

Dialogo!


Quando você faz isto, está oferecendo a oportunidade de que os colaboradores façam parte da empresa.

Mas isto deve vale para os dois lados. Se a empresa delega para os funcionários certas definições, mas depois exime-se de fazer sua parte, corre-se o risco de perder credibilidade e principalmente, participação expontanea e interessada.

Da mesma forma, os profissionais devem estar cientes de suas responsabilidades.

Em hipótese alguma, admite-se o nivelamento "por baixo". Saber dar nomes, delegar tarefas, cobrar responsabilidades e manter o equilíbrio entre os diversos níveis de profissionais, é uma das características necessárias a uma boa gestão.

Tradução com adaptações do trabalho: "How to limit internet access to users":

Como limitar o Acesso da Internet pelos Usuários

O uso da internet é comum nos negócios. Um passo a frente em condições de trabalho e performance dos funcionários. Mas o uso fora do negócio da web, também pode ter repercussões negativos ao negócio.

Aqui vamos lhe dar algumas sugestões e conselhos para limitação de forma inteligente do contexto da internet.

Primeiro, vamos lembrar que o uso da internet no trabalho, e-mail pessoal, etc, é nos dias de hoje, como permitir que os funcionários atendam o telefone para assuntos particulares ou façam ligações. Porém é possível acessar e trocar informações de todo tipo, estudar, planejar, etc.

Empresas que acham inoportuno até o uso do telefone, isolando os funcionários do mundo, terão certamente muita dificuldade a este respeito. Lembremos que estamos no século XXI, e interatividade e agilidade são conceitos chave em negócios faz muitos anos.

Para profissionais de TI (Tecnologia da Informação), a falta de contato com as inovações que são diárias, são toda diferença entre manter-se atualizado ou ser apenas mais um medíocre repetindo a mesma coisa ano, após ano.

Por que regulamentar acesso à internet no negócio?

Regulamentar (não proibir) o acesso a internet, é possível para incrementar o funcionamento da companhia em vários pontos:

• ganho de produtividade;
• uso mais profissional da internet (informação concernente a companhia);
• redução do risco de ataques de vírus na rede;
• conexão de internet (bandwidht) mais rápida e disponível

Monitorar funcionários ou limitar o acesso à internet?

Alguns softwares permitem dispor ações individuais para cada usuário na empresa. Esta abordagem radical certamente não é a mais efetiva. É mais apropriado o acesso por regulamentação negociada (veja abaixo). Se você implementa um sistema de controle por indivíduo, deve estar preparado para prover os procedimentos para seus colaboradores. Por exemplo, registro das páginas visitadas).

Limitando o acesso à internet: Definindo um Código de Conduta

Negociação e comunicação com funcionários continua sendo uma das mais efetivas formas de regular o acesso à internet. O objetivo é tornar os usuários “responsáveis” em sua “navegação” na web. É cada vez mais comum ouvir os funcionários, e fazer com que estes efetivamente tenham a empresa como sua.

Reuniões de instrução, encontros de comitês, seminários corporativos e workshops são oportunidades para negociar com representantes ou com os próprios funcionários. Pode-se chegar a entendimentos ou acordos sobre as condições de uso da Web na empresa.

Disto originam-se “códigos de boa conduta”. Número de horas e situação das tarefas diárias, tipo de conteúdo proibido, regras de uso de e-mail particular...). Divulgue na empresa em reuniões, murais, e-mail interno, informativo, etc.

Lembrando: em muitos locais, o bom senso funciona! Quando as pessoas sabem o que estão fazendo e tem suas responsabilidades, assim como seus benefícios, atendidos, o controle pode ser bem mais informal.

Vale lembrar também do velho ditado: Trate as pessoas como espera ser tratado.

Modos de regular o acesso à internet

Regular o acesso a internet pode ser classificado em duas formas: limitar o tempo de uso ou filtrar o conteúdo acessado. Para maior eficiência, você pode combinar estas duas formas de controle. Mas atenção: filtrar o conteúdo requer um BOM conhecimento das estações da rede. Consulte seu administrador de rede ou na falta deste, a assistência (suporte) de seu provedor de serviços.

Limitar o tempo de acesso a internet na empresa.

Solução amigável. Pode-se estabelecer tempo para assuntos que não sejam do trabalho, diário, ou por cota semanal, etc. Isto pode ser em paralelo com canais que poderão estar disponíveis, como MSN, Twitter, e-mail pessoal. Claro que bom senso dos funcionários é fundamental, daí o processo colaborativo ser mais indicado.

Soluções de software

Com software relativamente simples, pode-se restringir o acesso em cada PC, conexão com internet e programas de mensagem (MSN, etc).
Para usar estes softwares, você deve ser o administrador de cada PC na rede. É requerido login e password em cada máquina. Se houver um administrador de rede na empresa, a tarefa será atribuida a ele.

Filtrar o conteúdo acessado pelos usuários na empresa

Definir filtros é uma operação mais complexa. Este trabalho deve ser certificado pelo administrador da rede da empresa ou provedor do serviço.

Tipos de filtros

Você pode aplicar filtros em três níveis:

• URL – Pode-se banir certos endereços. Por exemplo, videos online, sites “sensíveis” (adultos, etc).
• Palavras chave (keywords): Define-se uma lista de palavras banidas. O usuário não poderá acessar resultados em sites de pesquisa. Observação: Nos dias atuais, lembre que certas discussões políticas serão bloqueadas (risos).
• Tipos de arquivos: Pode-se filtrar que tipos de arquivos serão bloqueados. Por exemplo, música, vídeos, etc. Isto ajuda a limitar a possibilidade de ataques e infecções por vírus na rede corporativa.

Nota: Um esquecimento comum, é que certos sites utilizam serviços hospedados noutros provedores. Por exemplo, desenvolvedores que utilizam opensource, podem estar usando código do Sourceforge, e este poderá estar bloquedo por outros motivos, como downloads, etc. Então, cuidado ao generalizar demais.

Existem vários softwares disponíveis, como webAllow, Messenger Blocker, Pgsurfer, Chronager entre muitos outros além das soluções corporativas como o Blue Coat, IronPort, etc

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Bem, são algumas sugestões que achei interessantes de traduzir e fazer alguns acréscimos. O post anterior já tocou um pouco mais o tema.
Pessoalmente, acho essencial a responsabilidade do funcionário saber do seu serviço, ser produtivo e estar em dia, tanto quanto a da administração prover recursos para atualização técnica e boas condições de trabalho. O tempo das empresas que praticamente mantinham seus funcionários na cadeia ou senzala durante o expediente ainda não terminou infelizmente.

Mas as últimas décadas, e os avanços em qualidade de vida, metodologias de trabalho baseadas em profissionalismo e menos em servidão, tem mostrado melhores resultados para as empresas mais competitivas e vitoriosas.

A geração Y não é a única a se beneficiar dos avanços. Mas todos nós, que trabalhamos para que essa cultura um dia chegasse a mais pessoas e lugares.

Internet é só 'chat' para quem não se atualiza. Se o fizesse, descobriria que existem até chats unicamente de intercâmbio técnico nas mais diversas áreas.

Veja outras matérias sobre este tema em: Redes Sociais

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